+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

В целях оказания практической помощи указанным специалистам в выполнении этих обязанностей в данной публикации изложены основные положения, предусмотренные Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников далее — Инструкция. Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личное дело работника

Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье.

Полозкова Майя Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Из чего состоит структура Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации.

Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают: В период работы досье пополняют: При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Сколько хранить Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом п.

В отношении других категорий работников коммерческие, бюджетные организации обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением ч.

То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения. Учет, внесение изменений и хранение Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета.

Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована. Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной.

Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.

Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок.

Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы сейфы. Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив для госслужащих — по истечении 10 лет.

Выдача личных дел работников Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов.

Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу. Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации.

В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом.

В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. Стоит отметить, что согласно ФЗ от Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам.

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле Вести личные дела необязательно. Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой.

Какие документы должны храниться в личном деле работника?

Зачем нужна опись? Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо. Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье. Порядок составления описи Личные дела сотрудников в негосударственных немуниципальных компаниях отнесены к архивным документам частной собственности подп. Что касается срока их хранения, то он составляет: Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения. Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем. В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения. Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно:

Какие документы должны храниться в личном деле работника?

Ксерокопия военного билета, если таковой имеется. Фотография сотрудника с фамилией, инициалами на обороте. Документы, подтверждающие назначение на новую должность — копия приказа и прочее.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что очень важно обратить внимание Есть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА: оформляем и ведем правильно

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов депутатов представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, - 75 лет Пункты "а", "б" ст. Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников. В кадровой службе ведется журнал учета личных дел.

Документы в личном деле педагогов и сотрудников ДОУ располагаются в 14) иные документы, которые должны быть предъявлены работником с.

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Что такое личное дело сотрудника Личное дело — это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Договор о материальной ответственности при необходимости. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака при наличии. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Ответ Необходимо отметить, что такое понятие, как "личное дело", не раскрыто трудовым законодательством, под данным термином следует понимать совокупность документов, которые работодатель оформляет сам либо получает от работника при осуществлении трудовых отношений.

Подскажите, пожалуйста, 1. Какие документы помимо указанных в ст. Есть ли перечень документов, которые должны хранится в личном деле? Где это указано?

Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах. Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место. При возврате личного дела каких-либо пометок в карточке не требуется, дело помещается на место, карточка изымается. Срок и обязанность хранения карточек после возврата личных дел законодательством не установлены. Если личное дело не возвращено в срок, указанный в контрольной карточке, лицу, ответственному за учет и сохранность личных дел, целесообразно в письменной форме напомнить получателю о необходимости возврата. В противном случае ответственное лицо впоследствии может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей ст. Ситуация из практики.

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения.

Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Алла

    Спасибо за трезвый и конструктивный взгляд на проблему.